属人化している会社は、静かに危機を抱えている

あなたの会社に、こんな状態はありませんか？

• 「この仕事は○○さんしかできない」

• 「あの人が休むと、みんなが困る」

• 「マニュアルはあるけど、実際にやってるのは本人のやり方だけ」

こうした状況は、すでに“業務が属人化しているサイン”です。

一見、特定の人が責任を持って仕事をこなしているように見えますが、実はとても危険な状態。社員の退職や病気、ミスなどで業務が止まり、社内がパニックになる可能性があります。特にひとり社長や中小企業では、少人数ゆえに「属人化＝仕方ない」と思われがち。でも実は、少人数だからこそ、属人化を早めに解消しておく必要があるのです。

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属人化している会社の特徴

では、属人化が進んでしまっている会社には、どんな共通点があるのでしょうか？
次のような特徴がある場合は、注意が必要です。

特徴1：業務が“人ベース”で動いている

業務のやり方が人それぞれ。担当者が変わるたびに「やり方が違う」と混乱が起こる。業務は属人化の典型パターンです。

特徴2：マニュアルが整備されていない

「マニュアルは？」と聞くと、「えっと…メモ帳に書いてます」と言われること、ありませんか？それ、マニュアルとは言えません。

特徴3：業務の全体像が見えていない

誰が何をしているのか、社長自身も把握できていない状態。結果的に、何かあったときにすぐ対応できません。

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今日からできる属人化の解消法3選

属人化は、時間と手間をかけずに始められる「仕組み化」で解消できます。ここでは、特に効果的な3つの方法を紹介します。

1. 業務を見える化する

まずは、社内の仕事を「誰が・何を・どれくらい」やっているかを一覧にして見える化します。おすすめはGoogleスプレッドシートなどを使って「業務棚卸しシート」を作ること。これだけで、「え、こんなに仕事が偏ってるの？」と驚くことも。

2. 手順をマニュアル化する

作業のやり方を、ドキュメントまたは動画で残していきます。完璧じゃなくてもOK。まずは「新しい人が読んで8割できる」レベルを目指しましょう。NotionやGoogleドキュメントなら共有もラクです。

3. ツールや外注で仕事を分散させる

「その人しかできない作業」でも、ツールや自動化で補える部分が増えています。例えば、定型作業はZapierで自動化、カスタマーサポートはチャットボットで対応。
外注を活用して、社内に蓄積しない業務は外に出すのもひとつの手です。

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最後に：属人化をなくせば、会社が強くなる

属人化を解消することは、「社員の働きやすさ」だけでなく、「会社の成長スピード」にも直結します。

仕組み化された会社は、引き継ぎがスムーズに行え、新人教育にも時間がかかりません。
そして、何より社長自身が現場から離れ、経営に集中できるようになります。

今日からできる小さな一歩を積み重ねて、「誰がいても回る会社」を目指しましょう。
それが、中小企業が強く、しなやかに成長するための土台になります。